Zadania koordynatora czynności kancelaryjnych – wymagania formalne, wskazówki praktyczne 

Koordynatorzy czynności kancelaryjnych (obecni i kandydaci) 

Osoby, które pełnią ważne funkcje w procesie organizacji urzędu i zarządzania dokumentacją: 

• Sekretarz 
• Osoba odpowiedzialna za sprawy organizacyjne i administracyjno-gospodarcze urzędu 
• Osoba z punktu kancelaryjnego/sekretariatu 
• Archiwista
• Informatyk, który administruje systemem klasy eZD 

Przedstawienie propozycji powołania koordynatora czynności kancelaryjnych, przydzielenia mu zadań, wprowadzenia go w początkowy etap pracy związanej z poznawaniem zadań i organizacji urzędu, tematów związanych z postępowaniem z dokumentacją w komórkach organizacyjnych i stosowanym w urzędzie systemem klasy eZD. 

Omówienie zadań koordynatora czynności kancelaryjnych: 

1) wynikających z Ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, 

2) określonych w  Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, 

3) korzystnych dla organizacji urzędu i praktycznych codziennych aspektów postępowania z dokumentacją: 

• wspieranie pracowników Urzędu w zakresie stosowania instrukcji kancelaryjnej, JRWA, instrukcji archiwalnej na wszystkich etapach postępowania z dokumentacją tradycyjną i elektroniczną w urzędzie, 
• bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych z dokumentacją tradycyjną i elektroniczną, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwiania spraw, uzgadniania stosowanych symboli JRWA z komórkami organizacyjnymi, właściwego zakładania i prowadzenia akt spraw i ich opracowywania celem przekazania do archiwum, 
• przeprowadzanie doraźnych i planowanych szkoleń wewnętrznych adekwatnie do potrzeb i identyfikowanych problemów, 
• w przypadku zmian organizacyjnych, zmian w przepisach prawa lub po zidentyfikowaniu problemów – podejmowanie działań poprzez przygotowywanie niezbędnych wyjaśnień i wytycznych dla pracowników (regulacje własne urzędu dotyczące postępowania z dokumentacją, zasady rozdzielania pism przez kancelarię, reorganizacja, wdrażanie e-Doręczeń itp.), 
• przeprowadzanie planowanych i doraźnych kontroli w komórkach organizacyjnych urzędu, 
• koordynacja czynności punktu kancelaryjnego, składu chronologicznego,
• udział w procesie reorganizacji urzędu,
• udział w pracach zespołu ds. wdrożenia systemu klasy eZD, 
• analiza możliwości wprowadzenia wyjątków od podstawowego sposobu załatwiania spraw, 
• współpraca z działem IT w zakresie wykorzystania modułów i konfiguracji systemu klasy eZD w pracy urzędu i do wykonywania zadań własnych (koordynacji, przeglądu, nadzoru), 
• przygotowywanie, aktualizacja i gromadzenie dokumentacji wewnętrznej dotyczącej zasad postępowania z dokumentacją. 

Szkolenie online na platformie MS Teams

9.00-12.00 (3 godziny)

Przerwy ustalane z prowadzącym na początku szkolenia

Anna Skiba ma 20-letnie doświadczenie w Urzędzie Miasta w zarządzaniu obiegiem dokumentów papierowych, kancelarią i archiwum oraz administrowaniu elektronicznym systemem zarządzania dokumentacją, platformami e-usług dla mieszkańców. 

Jako koordynator czynności kancelaryjnych udzielała codziennego wsparcia merytorycznego urzędnikom, szkoliła z zakresu stosowania instrukcji kancelaryjnej, JRWA, archiwizacji, pracy w systemie klasy eZD. Koordynowała wdrożenie systemu obiegu dokumentów w urzędzie. Jako administrator merytoryczny świadczyła codzienny helpdesk oraz przeprowadziła dwie reorganizacje w urzędzie zarówno dla akt papierowych, jak i w systemie elektronicznym. 

Była koordynatorem i administratorem lokalnym platform e-usług dla mieszkańców: SEKAP, ePUAP, redaktorem kart usług. 

Była prelegentką na zjazdach archiwistów, współorganizatorką zjazdu oraz konferencji dla archiwistów, prowadziła szkolenia i zajęcia dydaktyczne. 

W latach 2007-2012 należała do międzyurzędowego zespołu projektu SEKAP, SEKAP2 oraz zespołu roboczego (2010) powołanego do opracowania rozporządzenia o instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i JRWA. 

W 2023 roku ukończyła zaawansowany kurs prostej polszczyzny – standard prostego języka urzędowego (plain language) i otrzymała certyfikat konsultantki językowej Pracowni Prostej Polszczyzny Uniwersytetu Wrocławskiego.

Od 2024 roku pracuje w firmie e-Instytucja.pl. Odpowiada za merytoryczne przygotowanie pracowników urzędów i gminnych/miejskich jednostek do wdrożenia systemu klasy eZD. Szkoli z prawidłowego postępowania z dokumentacją zgodnie z instrukcją kancelaryjną i JRWA, dzieli się swoim doświadczeniem i przykładami dobrymi praktyk. Dla urzędów przeprowadza także audyt przedwdrożeniowy obecnych procedur obowiązujących w urzędzie. Ponadto prowadzi szkolenia z różnych tematów postępowania z dokumentacją w administracji samorządowej.

linkedin.com/in/anna-skiba-043391285