Reorganizacja – jak ją przeprowadzić zgodnie z instrukcją kancelaryjną i sprawnie organizacyjnie 

• Osoby, które pełnią ważne funkcje w procesie organizacji urzędu i zarządzania dokumentacją
• • Sekretarz 
  • Koordynator czynności kancelaryjnych 
  • Osoba odpowiedzialna za sprawy organizacyjne i administracyjno-gospodarcze urzędu 
  • Osoba z punktu kancelaryjnego/sekretariatu 
  • Archiwista 
  • Informatyk, który administruje systemem klasy eZD
• Wszyscy pracownicy merytoryczni likwidowanych i tworzonych komórek organizacyjnych

Omówienie zagadnień związanych z reorganizacją urzędu: 

• Regulamin organizacyjny – zapisy niezbędne dla postępowania z dokumentacją. 

• Różnice pomiędzy “komórką organizacyjną” a “komórką merytoryczną”. 

• Wymogi instrukcji kancelaryjnej w temacie reorganizacji :

• • dotyczące oznaczenia (symbolu) komórki organizacyjnej,

• • dotyczące postępowania z dokumentacją, spisami spraw, przenoszeniem spraw niezakończonych do nowych komórek i nadawaniem im nowych znaków spraw, przenoszeniem akt spraw do nowych teczek aktowych. 

• Przekazywanie do archiwum akt spraw zakończonych w komórkach likwidowanych. 

• Data wejścia w życie nowej struktury organizacyjnej – analiza różnych rozwiązań. 

• Zakres reorganizacji, określenie czasu przygotowań. 

• Zadania osób koordynujących i konsultujących przygotowania do reorganizacji: Sekretarz, koordynator czynności kancelaryjnych, administrator systemu klasy eZD. 

• Zadania organizacyjne i administracyjno-gospodarcze w trakcie reorganizacji. 

• Harmonogram działań reorganizacyjnych. 

• Wytyczne dla pracowników dotyczące postępowania z dokumentacją w komórkach likwidowanych i tworzonych. 

• Aktualizacja zarządzeń, instrukcji, procedur dotyczących postępowania z dokumentacją w urzędzie, wyciągów JRWA dla komórek. 

Pytania/dyskusja. 

Szkolenie online na platformie MS Teams

9.00-12.00 (3 godziny)

Przerwy ustalane z prowadzącym na początku szkolenia

Anna Skiba ma 20-letnie doświadczenie w Urzędzie Miasta w zarządzaniu obiegiem dokumentów papierowych, kancelarią i archiwum oraz administrowaniu elektronicznym systemem zarządzania dokumentacją, platformami e-usług dla mieszkańców. 

Jako koordynator czynności kancelaryjnych udzielała codziennego wsparcia merytorycznego urzędnikom, szkoliła z zakresu stosowania instrukcji kancelaryjnej, JRWA, archiwizacji, pracy w systemie klasy eZD. Koordynowała wdrożenie systemu obiegu dokumentów w urzędzie. Jako administrator merytoryczny świadczyła codzienny helpdesk.

Przeprowadziła dwie całościowe reorganizacje w urzędzie (zmiana symboli wszystkich komórek organizacyjnych) zarówno dla akt papierowych, jak i w systemie elektronicznym. 

Była koordynatorem i administratorem lokalnym platform e-usług dla mieszkańców: SEKAP, ePUAP, redaktorem kart usług. 

Była prelegentką na zjazdach archiwistów, współorganizatorką zjazdu oraz konferencji dla archiwistów, prowadziła szkolenia i zajęcia dydaktyczne. 

W latach 2007-2012 należała do międzyurzędowego zespołu projektu SEKAP, SEKAP2 oraz zespołu roboczego (2010) powołanego do opracowania rozporządzenia o instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i JRWA. 

W 2023 roku ukończyła zaawansowany kurs prostej polszczyzny – standard prostego języka urzędowego (plain language) i otrzymała certyfikat konsultantki językowej Pracowni Prostej Polszczyzny Uniwersytetu Wrocławskiego.

Od 2024 roku pracuje w firmie e-Instytucja.pl. Odpowiada za merytoryczne przygotowanie pracowników urzędów i gminnych/miejskich jednostek do wdrożenia systemu klasy eZD. Szkoli z prawidłowego postępowania z dokumentacją zgodnie z instrukcją kancelaryjną i JRWA, dzieli się swoim doświadczeniem i przykładami dobrymi praktyk. Dla urzędów przeprowadza także audyt przedwdrożeniowy obecnych procedur obowiązujących w urzędzie. Ponadto prowadzi szkolenia z różnych tematów postępowania z dokumentacją w administracji samorządowej.

linkedin.com/in/anna-skiba-043391285