Dla efektywnego wdrożenia systemu klasy eZD najkorzystniej jest, by w szkoleniu wzięli udział wszyscy pracownicy urzędu – w tym celu szkolenie jest organizowane w dwóch terminach.
W szkoleniu obowiązkowo powinny wziąć udział osoby, które pełnią ważne funkcje w procesie zarządzania dokumentacją:
AUDYT przedwdrożeniowy obecnych procedur obowiązujących w urzędzie wraz z opracowaniem dokumentacji przygotowującej do wdrożenia systemu klasy eZD
Zakres audytu uwzględnia:
Ilość i zakres materiałów przekazanych do audytu jest ustalany z osobą realizującą audyt. Standardowo urząd przekazuje zarządzenia, instrukcje, procedury oraz skany zanonimizowanych dokumentów.
SZKOLENIE online
Szkolenie jest omówieniem zasad postępowania z dokumentacją na każdym etapie pracy urzędu (rejestracja pisma w kancelarii, dekretacja, obieg, zakładanie i prowadzenie sprawy, przygotowanie pisma, akceptacja, podpisywanie, wysyłka) zgodnie z obowiązującymi w urzędzie: regulaminem organizacyjnym, instrukcją kancelaryjną, jednolitym rzeczowym wykazem akt, zarządzeniami i procedurami wewnętrznymi, wybranymi zagadnieniami KPA oraz z uwzględnieniem tematów, które po przeprowadzonym audycie wymagają szczególnej uwagi.
Szkolenie, oprócz zagadnień formalnych, zawiera tematy praktyczne i organizacyjne, związane z wdrożeniem systemu eZD (np. skład zespołu ds. wdrożenia, wskazówki do analizy stosowania JRWA i typowania wyjątków do EZD, skanowanie, wykorzystanie naklejek z kodami kreskowymi i czytników) i jest okazją do odpowiedzi na pytania pracowników urzędu. Materiały szkoleniowe są udostępnione do wykorzystania w trakcie wdrożenia.
Audyt i szkolenie przyczynią się do:
AUDYT
Termin przekazania materiałów do audytu i termin realizacji audytu jest ustalany indywidualnie.
SZKOLENIE online na platformie MS Teams
8.30 – 14.30 (6 godzin)
Anna Skiba ma 20-letnie doświadczenie w Urzędzie Miasta w zarządzaniu obiegiem dokumentów papierowych, kancelarią i archiwum oraz administrowaniu elektronicznym systemem zarządzania dokumentacją, platformami e-usług dla mieszkańców.
Jako koordynator czynności kancelaryjnych udzielała codziennego wsparcia merytorycznego urzędnikom, szkoliła z zakresu stosowania instrukcji kancelaryjnej, JRWA, archiwizacji, pracy w systemie klasy eZD. Koordynowała wdrożenie systemu obiegu dokumentów w urzędzie. Jako administrator merytoryczny świadczyła codzienny helpdesk oraz przeprowadziła dwie reorganizacje w urzędzie zarówno dla akt papierowych, jak i w systemie elektronicznym.
Była koordynatorem i administratorem lokalnym platform e-usług dla mieszkańców: SEKAP, ePUAP, redaktorem kart usług.
Była prelegentką na zjazdach archiwistów, współorganizatorką zjazdu oraz konferencji dla archiwistów, prowadziła szkolenia i zajęcia dydaktyczne.
W latach 2007-2012 należała do międzyurzędowego zespołu projektu SEKAP, SEKAP2 oraz zespołu roboczego (2010) powołanego do opracowania rozporządzenia o instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i JRWA.
W 2023 roku ukończyła zaawansowany kurs prostej polszczyzny – standard prostego języka urzędowego (plain language) i otrzymała certyfikat konsultantki językowej Pracowni Prostej Polszczyzny Uniwersytetu Wrocławskiego.
Od 2024 roku pracuje w firmie e-Instytucja.pl. Odpowiada za merytoryczne przygotowanie pracowników urzędów i gminnych/miejskich jednostek do wdrożenia systemu klasy eZD. Szkoli z prawidłowego postępowania z dokumentacją zgodnie z instrukcją kancelaryjną i JRWA, dzieli się swoim doświadczeniem i przykładami dobrymi praktyk. Dla urzędów przeprowadza także audyt przedwdrożeniowy obecnych procedur obowiązujących w urzędzie. Ponadto prowadzi szkolenia z różnych tematów postępowania z dokumentacją w administracji samorządowej.