Postępowanie z dokumentacją zgodnie z instrukcją kancelaryjną i JRWA – wymagania formalne, wskazówki praktyczne

Wszyscy pracownicy urzędu

ze szczególnym uwzględnieniem osób, które pełnią ważne funkcje w procesie zarządzania dokumentacją:

• • Sekretarz
  • Kierownicy komórek organizacyjnych
  • Osoba odpowiedzialna za sprawy organizacyjne
  • Koordynator czynności kancelaryjnych 
  • Osoby rejestrujące pisma przychodzące oraz wysyłające pisma w postaci elektronicznej (ePUAP, e-Doręczenia, e-Urząd, e-mail) i papierowej
  • Osoba z sekretariatu 
  • Archiwista 
  • Informatyk, który administruje systemem klasy eZD, skrzynką ePUAP, e-Urzędu, e-Doręczeń, e-mail 

Omówienie czynności kancelaryjnych na każdym etapie pracy z dokumentacją:

• podstawowy system wykonywania czynności kancelaryjnych – system tradycyjny lub EZD
• wyjątki od systemu tradycyjnego
• wykorzystanie systemu klasy eZD
• rejestracja przesyłek wpływających w postaci papierowej i elektronicznej (ePUAP, e-Doręczenia, e-Urząd, e-mail)
• weryfikacja podpisu elektronicznego
• pieczęć i data wpływu pisma do urzędu
• inne czynności punktu kancelaryjnego (m.in. potwierdzenie złożenia przesyłki, skanowanie)
• rozdzielanie korespondencji
• dekretacja
• sprawa, akta spraw, dokumentacja nietworząca akt spraw
• stosowanie jednolitego rzeczowego wykazu akt
• rejestracja spraw, spis spraw
• znak sprawy
• załatwianie sprawy
• akta sprawy
• udostępnianie sprawy
• grupy spraw (podteczki)
• przygotowanie pism w postaci papierowej i elektronicznej 
• akceptacja, podpisywanie pism w postaci papierowej i elektronicznej
• wysyłanie przesyłek w postaci papierowej i elektronicznej (ePUAP, e-Doręczenia, e-Urząd, e-mail)
• rejestr przesyłek wychodzących
• opis teczki aktowej
• teczki zbiorcze, teczki dla przedmiotu/podmiotu sprawy
• układ dokumentów w teczce
• zadania prowadzącego sprawę
• postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji
• skład chronologiczny
• skład informatycznych nośników danych.

Oprócz zagadnień formalnych szkolenie zawiera wskazówki praktyczne i organizacyjne, przykłady dobrych praktyk, a także jest okazją do odpowiedzi na pytania.

Szkolenie online na platformie MS Teams

8.30-14.30 (6 godzin)

Przerwy ustalane z prowadzącym na początku szkolenia

Anna Skiba ma 20-letnie doświadczenie w Urzędzie Miasta w zarządzaniu obiegiem dokumentów papierowych, kancelarią i archiwum oraz administrowaniu elektronicznym systemem zarządzania dokumentacją, platformami e-usług dla mieszkańców. 

Jako koordynator czynności kancelaryjnych udzielała codziennego wsparcia merytorycznego urzędnikom, szkoliła z zakresu stosowania instrukcji kancelaryjnej, JRWA, archiwizacji, pracy w systemie klasy eZD. Koordynowała wdrożenie systemu obiegu dokumentów w urzędzie. Jako administrator merytoryczny świadczyła codzienny helpdesk oraz przeprowadziła dwie reorganizacje w urzędzie zarówno dla akt papierowych, jak i w systemie elektronicznym. 

Była koordynatorem i administratorem lokalnym platform e-usług dla mieszkańców: SEKAP, ePUAP, redaktorem kart usług. 

Była prelegentką na zjazdach archiwistów, współorganizatorką zjazdu oraz konferencji dla archiwistów, prowadziła szkolenia i zajęcia dydaktyczne. 

W latach 2007-2012 należała do międzyurzędowego zespołu projektu SEKAP, SEKAP2 oraz zespołu roboczego (2010) powołanego do opracowania rozporządzenia o instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i JRWA. 

W 2023 roku ukończyła zaawansowany kurs prostej polszczyzny – standard prostego języka urzędowego (plain language) i otrzymała certyfikat konsultantki językowej Pracowni Prostej Polszczyzny Uniwersytetu Wrocławskiego.

Od 2024 roku pracuje w firmie e-Instytucja.pl. Odpowiada za merytoryczne przygotowanie pracowników urzędów i gminnych/miejskich jednostek do wdrożenia systemu klasy eZD. Szkoli z prawidłowego postępowania z dokumentacją zgodnie z instrukcją kancelaryjną i JRWA, dzieli się swoim doświadczeniem i przykładami dobrymi praktyk. Dla urzędów przeprowadza także audyt przedwdrożeniowy obecnych procedur obowiązujących w urzędzie. Ponadto prowadzi szkolenia z różnych tematów postępowania z dokumentacją w administracji samorządowej.

linkedin.com/in/anna-skiba-043391285