Jak zorganizować i prowadzić archiwum – wymagania formalne, wskazówki praktyczne

• Archiwista 
• Sekretarz
• Osoba odpowiedzialna za sprawy organizacyjne i administracyjno-gospodarcze
• Koordynator czynności kancelaryjnych

Szkolenie będzie omówieniem organizacji i zadań archiwum zakładowego (lub składnicy akt)  na postawie: 

• Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

• Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych

• Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumementacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej

• Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi

• Dwudziestoletniego  praktycznego doświadczenia

• • w organizacji pracy archiwum i realizacji jego zadań
  • w organizacji nowej siedziby archiwum (7 nowoczesnych magazynów o łącznej powierzchni 325 m2, odgrzybianie i przeprowadzka akt)
  • wykonywania zadań koordynatora czynności kancelaryjnych w urzędzie, m.in. szkolenie pracowników z archiwizacji.

Zagadnienia: 

• lokal archiwum zakładowego 
• przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego 
• przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji  
• prowadzenie ewidencji 
• przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym 
• porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym 
• udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym 
• wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego 
• brakowanie dokumentacji niearchiwalnej 
• przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego 
• sprawozdawczość archiwum zakładowego.

Szkolenie online na platformie MS Teams

8.30-14.30 (6 godzin)

Przerwy ustalane z prowadzącym na początku szkolenia

Anna Skiba ma 20-letnie doświadczenie w Urzędzie Miasta w zarządzaniu obiegiem dokumentów papierowych, kancelarią i archiwum oraz administrowaniu elektronicznym systemem zarządzania dokumentacją, platformami e-usług dla mieszkańców. 

Jako koordynator czynności kancelaryjnych udzielała codziennego wsparcia merytorycznego urzędnikom, szkoliła z zakresu stosowania instrukcji kancelaryjnej, JRWA, archiwizacji, pracy w systemie klasy eZD. Koordynowała wdrożenie systemu obiegu dokumentów w urzędzie. Jako administrator merytoryczny świadczyła codzienny helpdesk oraz przeprowadziła dwie reorganizacje w urzędzie zarówno dla akt papierowych, jak i w systemie elektronicznym. 

Była koordynatorem i administratorem lokalnym platform e-usług dla mieszkańców: SEKAP, ePUAP, redaktorem kart usług. 

Była prelegentką na zjazdach archiwistów, współorganizatorką zjazdu oraz konferencji dla archiwistów, prowadziła szkolenia i zajęcia dydaktyczne. 

W latach 2007-2012 należała do międzyurzędowego zespołu projektu SEKAP, SEKAP2 oraz zespołu roboczego (2010) powołanego do opracowania rozporządzenia o instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i JRWA. 

W 2023 roku ukończyła zaawansowany kurs prostej polszczyzny – standard prostego języka urzędowego (plain language) i otrzymała certyfikat konsultantki językowej Pracowni Prostej Polszczyzny Uniwersytetu Wrocławskiego.

Od 2024 roku pracuje w firmie e-Instytucja.pl. Odpowiada za merytoryczne przygotowanie pracowników urzędów i gminnych/miejskich jednostek do wdrożenia systemu klasy eZD. Szkoli z prawidłowego postępowania z dokumentacją zgodnie z instrukcją kancelaryjną i JRWA, dzieli się swoim doświadczeniem i przykładami dobrymi praktyk. Dla urzędów przeprowadza także audyt przedwdrożeniowy obecnych procedur obowiązujących w urzędzie. Ponadto prowadzi szkolenia z różnych tematów postępowania z dokumentacją w administracji samorządowej.

linkedin.com/in/anna-skiba-043391285