Archiwizacja dokumentacji – jak przygotować i przekazać do archiwum dokumentację kat. A i B  – wymagania formalne, wskazówki praktyczne 

Wszyscy pracownicy komórek organizacyjnych urzędu

Osoby, które pełnią główne funkcje w procesie zarządzania dokumentacją i organizacją urzędu:

• Sekretarz 
• Koordynator czynności kancelaryjnych 
• Osoba odpowiedzialna za sprawy organizacyjne i administracyjno-gospodarcze 
• Archiwista
• Informatyk, który administruje systemem klasy eZD

Szkolenie będzie przestawieniem praktycznej i użytecznej instrukcji,  

jak przygotować dokumenty kategorii A i B do archiwum zakładowego:

• jak opisać teczkę aktową 
• jak uporządkować i opracować dokumenty wewnątrz teczki 
• jak zorganizować archiwizację w komórce organizacyjnej 
• jak uporządkować stare akta zalegające w komórkach organizacyjnych 
• jak ustalać kategorię archiwalną dla akt powstałych przed JRWA określonym rozporządzeniem dla urzędów z 2011 roku 
• jak oszacować, ile komórka organizacyjna, ile cały urząd gromadzi dokumentacji 
• jakich teczek, pudeł i innych materiałów biurowych używać 
• jak wspomagać się systemem klasy eZD w porządkowaniu i przekazywaniu akt spraw 
• jak przekazywać informatyczne nośniki danych 
• jak przekazywać dokumentację ze składu chronologicznego  
• jak uporządkować i przekazać do archiwum zakładowego dokumentację określoną jako wyjątki od tradycyjnego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych (wyjątki  realizowane w systemie EZD). 

Szkolenie będzie prowadzone w oparciu o: 

1. Ustawę z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

2. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych

3. Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej

4. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi

5. Dwudziestoletnie praktyczne doświadczenie

• • w organizacji pracy archiwum i realizacji jego zadań
  • w organizacji nowej siedziby archiwum (7 nowoczesnych magazynów o łącznej powierzchni 325 m2, odgrzybianie i przeprowadzka akt)
  • wykonywanie zadań koordynatora czynności kancelaryjnych w urzędzie, m.in. szkolenie pracowników z archiwizacji.

Szkolenie online na platformie MS Teams

9.00-13.00 (4 godziny)

Przerwy ustalane z prowadzącym na początku szkolenia

Anna Skiba ma 20-letnie doświadczenie w Urzędzie Miasta w zarządzaniu obiegiem dokumentów papierowych, kancelarią i archiwum oraz administrowaniu elektronicznym systemem zarządzania dokumentacją, platformami e-usług dla mieszkańców. 

Jako koordynator czynności kancelaryjnych udzielała codziennego wsparcia merytorycznego urzędnikom, szkoliła z zakresu stosowania instrukcji kancelaryjnej, JRWA, archiwizacji, pracy w systemie klasy eZD. Koordynowała wdrożenie systemu obiegu dokumentów w urzędzie. Jako administrator merytoryczny świadczyła codzienny helpdesk oraz przeprowadziła dwie reorganizacje w urzędzie zarówno dla akt papierowych, jak i w systemie elektronicznym. 

Była koordynatorem i administratorem lokalnym platform e-usług dla mieszkańców: SEKAP, ePUAP, redaktorem kart usług. 

Była prelegentką na zjazdach archiwistów, współorganizatorką zjazdu oraz konferencji dla archiwistów, prowadziła szkolenia i zajęcia dydaktyczne. 

W latach 2007-2012 należała do międzyurzędowego zespołu projektu SEKAP, SEKAP2 oraz zespołu roboczego (2010) powołanego do opracowania rozporządzenia o instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i JRWA. 

W 2023 roku ukończyła zaawansowany kurs prostej polszczyzny – standard prostego języka urzędowego (plain language) i otrzymała certyfikat konsultantki językowej Pracowni Prostej Polszczyzny Uniwersytetu Wrocławskiego.

Od 2024 roku pracuje w firmie e-Instytucja.pl. Odpowiada za merytoryczne przygotowanie pracowników urzędów i gminnych/miejskich jednostek do wdrożenia systemu klasy eZD. Szkoli z prawidłowego postępowania z dokumentacją zgodnie z instrukcją kancelaryjną i JRWA, dzieli się swoim doświadczeniem i przykładami dobrymi praktyk. Dla urzędów przeprowadza także audyt przedwdrożeniowy obecnych procedur obowiązujących w urzędzie. Ponadto prowadzi szkolenia z różnych tematów postępowania z dokumentacją w administracji samorządowej.

linkedin.com/in/anna-skiba-043391285